Arbeitsanleitung für die Teamzusammenarbeit - Projekt Jahresheft  |  Projekt Einschulungsheft

Adobe InDesign 
 Arbeitsanleitung für die Teamzusammenarbeit 
 Projekt Jahresheft   |   Projekt Einschulungsheft 
 1. Übersicht 
 Diese Anleitung beschreibt den Arbeitsablauf für die gemeinsame Bearbeitung der InDesign-Projekte über die zentrale Nextcloud. Alle Teammitglieder arbeiten direkt mit Adobe InDesign. 
 
 
 
 
 
 Projekt 
 
 
 Speicherort in Nextcloud 
 
 
 Beteiligte 
 
 
 
 
 Jahresheft 
 
 
 Projekte / Jahresheft 
 
 
 Alle Teammitglieder 
 
 
 
 
 Einschulungsheft 
 
 
 Projekte / Einschulungsheft 
 
 
 Alle Teammitglieder 
 
 
 
 
 
 2. Die wichtigste Grundregel 
 
 ⚠️   Die InDesign-Datei (.indd) darf immer nur von EINER Person gleichzeitig geöffnet werden! 
 
 ⚠️   Erst wenn diese Person die Datei gespeichert UND geschlossen hat, darf eine andere Person die Datei öffnen! 
 
 ℹ️   Nextcloud muss auf jedem Rechner installiert, geöffnet und vollständig synchronisiert sein – bevor eine Datei geöffnet wird. 
 
 3. Nextcloud – Pflichtcheck vor jedem Start 
 Vor dem Öffnen einer Datei immer prüfen ob Nextcloud vollständig synchronisiert ist: 
 
 1.   Nextcloud Desktop-App in der Taskleiste unten rechts öffnen 
 2.   Status prüfen: 'Alles synchronisiert' mit grünem Haken muss angezeigt werden 
 3.   Erst dann die Datei öffnen 
 
 → Nextcloud zeigt: 'Alles synchronisiert' mit grünem Haken ✅ 
 ⚠️   Solange Nextcloud noch synchronisiert (drehendes Symbol) – warten! Erst bei grünem Haken öffnen. 
 
 
 
 
 
 
 
 4. Schriftarten installieren (nur einmalig) 
 Die benötigten Schriftarten liegen im jeweiligen Projektordner in der Nextcloud. Die Installation muss nur einmalig pro Rechner durchgeführt werden. 
 
 Speicherort der Schriftarten: 
 Nextcloud / Projekte / Jahresheft / Document fonts / 
 Nextcloud / Projekte / Einschulungsheft / Document fonts / 
 
 Installation Schritt für Schritt (Windows): 
 1.   Windows Explorer öffnen und zum Ordner 'Document fonts' in der Nextcloud navigieren 
 2.   Alle Schriftart-Dateien markieren (.otf und .ttf Dateien) 
 3.   Achtung: Die Datei 'AdobeFnt.lst' NICHT installieren – diese ignorieren 
 4.   Rechtsklick auf die markierten Schriftarten → 'Installieren' oder 'Für alle Benutzer installieren' 
 5.   InDesign neu starten 
 
 ℹ️   Bei neuen Projekten oder neuen Schriftarten den Vorgang einmalig wiederholen. 
 
 5. Arbeitsablauf – Schritt für Schritt 
 
 5.1   Vor dem Öffnen 
 1.   Nextcloud öffnen → grünen Haken prüfen (Alles synchronisiert ✅) 
 2.   Im Team kurz absprechen: Ist die Datei gerade frei? 
 3.   Erst wenn beides bestätigt ist → Datei öffnen 
 
 5.2   Datei öffnen 
 1.   Adobe InDesign starten 
 2.   Datei → Öffnen 
 3.   Im Nextcloud-Ordner zum jeweiligen Projekt navigieren: 
 Nextcloud / Projekte / Jahresheft / [Dateiname].indd 
 Nextcloud / Projekte / Einschulungsheft / [Dateiname].indd 
 4.   Datei öffnen 
 
 5.3   Abweichung von Profil oder Richtlinie 
 Beim Öffnen kann folgender Dialog erscheinen: 
 
 So vorgehen: 
 1.   'Dokument nicht ändern' auswählen (ist standardmäßig bereits ausgewählt) 
 2.   OK klicken 
 
 ⚠️   Niemals 'Dokument an die aktuellen Farbeinstellungen anpassen' wählen – das verändert die Farben im Dokument! 
 
 5.4   Bearbeiten & Speichern 
 1.   Dokument bearbeiten 
 2.   Regelmäßig zwischenspeichern: Strg + S 
 
 5.5   Datei schließen 
 1.   Änderungen speichern: Strg + S 
 2.   Datei schließen: Strg + W 
 3.   Warten bis Nextcloud synchronisiert hat → grüner Haken abwarten 
 4.   Team informieren: 'Datei ist wieder frei' 
 
 ⚠️   Die Datei niemals offen lassen wenn man nicht aktiv daran arbeitet – andere Teammitglieder können sonst nicht arbeiten! 
 
 6. Kurzübersicht Arbeitsablauf 
 
 
 
 
 
 Schritt 
 
 
 Aktion 
 
 
 Hinweis 
 
 
 
 
 1 
 
 
 Nextcloud prüfen 
 
 
 Grüner Haken = bereit 
 
 
 
 
 2 
 
 
 Team fragen 
 
 
 Ist die Datei frei? 
 
 
 
 
 3 
 
 
 Datei öffnen 
 
 
 Immer aus dem Nextcloud-Ordner 
 
 
 
 
 4 
 
 
 Farbprofil-Dialog 
 
 
 'Dokument nicht ändern' → OK 
 
 
 
 
 5 
 
 
 Bearbeiten & speichern 
 
 
 Strg + S – zwischendurch speichern! 
 
 
 
 
 6 
 
 
 Datei schließen 
 
 
 Strg + W 
 
 
 
 
 7 
 
 
 Nextcloud abwarten 
 
 
 Grüner Haken abwarten 
 
 
 
 
 8 
 
 
 Team informieren 
 
 
 'Datei ist wieder frei' 
 
 
 
 
 
 7. Häufige Probleme & Lösungen 
 
 
 
 
 
 Problem 
 
 
 Lösung 
 
 
 
 
 Schriftarten fehlen 
 
 
 Kapitel 4 wiederholen – Schriftarten installieren 
 
 
 
 
 Verknüpfungen fehlen (rotes Fragezeichen) 
 
 
 Fenster → Verknüpfungen → Verknüpfung erneut herstellen 
 
 
 
 
 Nextcloud synchronisiert nicht 
 
 
 Nextcloud-App neu starten 
 
 
 
 
 Datei lässt sich nicht öffnen 
 
 
 Prüfen ob jemand anderes die Datei noch geöffnet hat 
 
 
 
 
 Konflikt-Kopie in Nextcloud 
 
 
 Nur die Original-Datei verwenden, Konflikt-Kopie löschen 
 
 
 
 
 Farbprofil-Dialog erscheint 
 
 
 'Dokument nicht ändern' wählen → OK klicken 
 
 
 
 
 
 ℹ️   Bei weiteren Fragen: Administrator oder zuständige Person im Team kontaktieren.