Anleitungen für Schul/Abteilungsleitung und Verwaltung

Outlook

Outlook

Outlook auf PC/Laptop einrichten

Die Anleitung gilt nur für Kollegen mit einem Exchange Konto.

1. Öffnen Sie die Datei "AutoDiscover.reg" als Administrator (die Datei setzt in der Windows Registry bestimmte Einträge, die notwendig für die Einrichtung des Kontos sind)

2. Öffnen Sie Outlook

3. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken auf "verbinden"
Hinweis: Sollte bereits ein Konto in Outlook bestehen, muss ein weiters hinzugefügt werden. Dafür klicken Sie auf "Datei" --> "Kontoeinstellungen" --> "Kontoeinstellungen" --> "Neu"

4. Wählen Sie als nächstes den Kontotyp "Exchange" aus und geben Ihr Passwort ein
Das Konto wird nun fertig eingerichtet

Outlook

Outlook auf Handy einrichten

Die Anleitung gilt nur für Kollegen mit einem Exchange Konto. 

Android
1. Öffnen Sie Gmail und anschließend die Einstellungen

2. Klicken Sie auf "Konto hinzufügen" und wählen "Exchange und Office 365"

3. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken auf "Manuell einrichten"

4. Geben Sie Ihr Passwort ein

5. Geben Sie für die Domain "SFP-Net\" gefolgt von Ihrem Benutzernamen ein, Bsp. sfp-net\ maxmustermann_hla-f
Hinweis: Domain/Nutzername setzt sich aus Ihren Vor- und Nachnamen, einen Unterstrich und hla-flensburg zusammen. Zu beachten ist, dass der Benutzername aus insgesamt 19 Zeichen besteht.
Bsp. Max Mustermann --> maxmustermann_hla-f
Bsp. Erika Test --> erikatest_hla-flens usw.

6. Geben Sie bei Server "outlook.sfp-net.com"  ein

7. Klicken Sie nun auf weiter, das Konto wird nun fertig eingerichtet

iOS
1. Öffnen Sie Mail und klicken auf "Microsoft Exchange"

2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken auf "Weiter"

3. Klicken Sie auf "Manuell konfigurieren" und geben Ihr Passwort ein

4. Geben Sie bei Server "outlook.sfp-net.com" und bei Domain "sfp-net" ein

5. Geben Sie Ihren Benutzernamen ein
Hinweis: Domain/Nutzername setzt sich aus Ihren Vor- und Nachnamen, einen Unterstrich und hla-flensburg zusammen. Zu beachten ist, dass der Benutzername aus insgesamt 19 Zeichen besteht.
Bsp. Max Mustermann --> maxmustermann_hla-f
Bsp. Erika Test --> erikatest_hla-flens usw.

6. Geben Sie ggf. erneuert Ihr Passwort ein und klicken im Anschluss auf "Weiter"

7. Klicken Sie auf "Sichern" und danach auf "Mail Aktivität schützen", das Konto wird nun fertig eingerichtet
Outlook

Spark (Outlook Ersatz iPad)

Wichtig: Diese Anleitung gilt nur für Kollegen die Exchange nutzen (kein Hosteurope!)

Damit Sie Exchange auf den Lehrerendgeräten nutzen können, gehen Sie wie folgt vor:
Sie benötigen die App "Spark", diese bekommen Sie aus dem Hub.

Schritt 1: Öffnen Sie die App auf dem Gerät

Schritt 2: Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und akzeptieren die Nutzungsbedingungen


Schritt 3: Gehen Sie oben links auf den Pfeil zurück


Schritt 4: Klicken Sie auf Exchange


Schritt 5: Klicken Sie auf "Erweiterte Einstellungen"

Schritt 6: Geben Sie Ihre Daten ein
Hinweis 1: Domain/Nutzername setzt sich aus Ihren Vor- und Nachnamen, einen Unterstrich und hla-flensburg zusammen. Zu beachten ist, dass der Benutzername aus insgesamt 19 Zeichen besteht.
Bsp. Max Mustermann --> maxmustermann_hla-f
Bsp. Erika Test --> erikatest_hla-flens usw.
Hinweis 2: Der Server Name kann aus dem Bild unterhalb entnommen werden


Schritt 7: Klicken Sie auf "Anmelden"
Outlook

Einrichtung der Verwaltung/Vertretung E-Mail-Adresse auf dem Handy

Die Anleitung gilt nur für Kollegen mit einem Exchange Konto und Berechtigung zur Nutzung der beiden E-Mail-Adressen.

Hinweis: eine Nutzung von Outlook auf dem Handy ist derzeit nicht möglich

Android
1. Öffnen Sie Gmail und anschließend die Einstellungen

2. Klicken Sie auf "Konto hinzufügen" und wählen "Exchange und Office 365"

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3. Geben Sie die jeweilige E-Mail-Adresse ein (verwaltung@hla-flensburg.de / vertretung@hla-flensburg.de) und klicken auf "Manuell einrichten"



4. Geben Sie das jeweilige Passwort ein (siehe Datei "Passwort V&V" geteilt unter nextcloud.hla-flensburg.de )
Passwort zum Entsperren der Datei: HLA2022!

5. Geben Sie für die Domain "SFP-Net\" gefolgt von dem jeweiligen Benutzernamen ein
Verwaltung: sfp-net\verwaltung_hla-flen
Vertretung: sfp-net\vertretung_hla-flen

6. Geben Sie bei Server "outlook.sfp-net.com"  ein



7. Klicken Sie nun auf weiter, das Konto wird nun fertig eingerichtet

iOS
1. Öffnen Sie Mail und klicken auf "Microsoft Exchange"

2.  Geben Sie die jeweilige E-Mail-Adresse ein (verwaltung@hla-flensburg.de / vertretung@hla-flensburg.de) und klicken auf "Weiter"

3.  Geben Sie das jeweilige Passwort ein (siehe Datei "Passwort V&V" geteilt unter nextcloud.hla-flensburg.de)

4. Geben Sie bei Server "outlook.sfp-net.com" und bei Domain "sfp-net" ein

5. Geben Sie den jeweiligen Benutzernamen ein
Verwaltung: sfp-net\verwaltung_hla-flen
Vertretung: sfp-net\vertretung_hla-flen

6. Geben Sie ggf. erneuert das jeweilige Passwort ein und klicken im Anschluss auf "Weiter"

7. Klicken Sie auf "Sichern" und danach auf "Mail Aktivität schützen", das Konto wird nun fertig eingerichtet
Outlook

Weitere Postfächer öffnen (Webmailer)

Sollten Sie Zugriff auf mehrere Postfächer haben und wollen diese außerhalb von Outlook öffnen, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Melden Sie sich im Webmailer "outlook.sfp-net.com" an

Schritt 2: Klicken Sie oben rechts auf das Profil und wählen "Weiteres Postfach öffnen..." aus

Schritt 3: Geben Sie den Namen des Postfachs ein z.B. "verwaltung@hla-flensburg.de"

Schritt 4: Klicken Sie auf "Öffnen"


Hinweis: Es wird ein seperates/seperater Fenster/Tab dafür geöffnet und es wird nicht für das nächste Mal gespeichert!
Outlook

Kalender mit anderen teilen

Damit Sie Ihren Kalender mit anderen Personen teilen können, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Öffnen Sie Outlook und klicken auf das Kalender Symbol unten links

Schritt 2: Machen Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Kalender, den Sie teilen möchten

Schritt 3: Klicken Sie auf "Freigeben" und anschließend auf "Diesen Kalender veröffentlichen"


Schritt 4: Es öffnet sich ein Browserfenster für den Webmailer, dort melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an
Hinweis: Bei den Zugangsdaten handelt es sich nicht um die Netman Zugangsdaten sondern jene, die Sie bei der E-Mail Umstellung als Brief erhalten haben

Schritt 5: Wählen Sie den gewünschten Kalender sowie die Berechtigungen im Dropdown-Menü aus und bestätigen mit "Speichern"


Schritt 6: Kopieren Sie den "ICS" Link (oder laden den Kalender mit einem Klick auf den Link herunter)

Schritt 7: Erstellen Sie eine neue E-Mail und fügen den Link ein (bzw. den heruntergeladenen Kalender)
Outlook

Kalender von anderen einbinden

Damit Sie einen Kalender von anderen Personen einsehen können, gehen Sie wie folgt vor:

Google
Schritt 1: Melden Sie sich bei Google an und öffnen Ihren Kalender

Schritt 2: Klicken Sie auf das Plus Symbol neben "Weitere Kalender"

Schritt 3: Klicken Sie auf "Per URL" (Alternativ: Importieren, falls Sie den Kalender heruntergeladen haben)


Schritt 4: Geben Sie die URL aus der E-Mail ein und Klicken auf "Kalender hinzufügen"



Hinweis: Sie können den Kalender nachträglich benennen und Benachrichtigungen hinzufügen

Apple iKalender
Schritt 1: Öffnen Sie Ihre E-Mail und klicken auf den Link

Schritt 2: Klicken Sie auf "Alle Hinzufügen" und anschließend auf "Fertig"
Hinweis: Sollten Sie den Kalender bereits in Google, Outlook oder anderen E-Mail Programmen hinzugefügt haben, wird automatisch der Kalender auch auf dem Handy mitsynchronisiert

Outlook 1.Weg
Schritt 1: Öffnen Sie den Link aus der E-Mail und laden die Datei herunter

Schritt 2: Führen Sie einen Doppelklick auf die Datei aus und öffnen Sie mit dem gewünschten E-Mail Programm

Outlook 2.Weg
Schritt 1: Öffnen Sie Outlook und klicken auf das Kalender Symbol unten links

Schritt 2: Führen Sie einen Rechtsklick auf die gewünschte Kalendergruppe (z.B. "Meine Kalender") aus 

Schritt 3: Wählen Sie "Kalender hinzufügen" und anschließend "Aus dem Internet" aus



Schritt 4: Geben Sie die URL ein und klicken auf "Ok"

Schritt 5: Klicken Sie auf "Ja"


Hinweis: Sie können den Kalender nachträglich benennen (Rechtsklick auf den Kalender) und weitere Einstellungen vornehmen

Android (Handy)
Schritt 1: Öffnen Sie Ihre E-Mail und klicken auf den Link

Schritt 2: Klicken Sie auf "Herunterladen"

Schritt 3: Klicken Sie auf die Datei und wählen anschließend aus, mit dem welcher Kalender App Sie die Datei öffnen wollen

Schritt 4: Klicken Sie auf "Alle Hinzufügen"
Hinweis: Sollten Sie den Kalender bereits in Google, Outlook oder anderen E-Mail Programmen hinzugefügt haben, wird automatisch der Kalender auch auf dem Handy mitsynchronisiert
Outlook

Verwaltung Kontakte werden nicht angezeigt

Sollten die freigebenen Kontakte von "Verwaltung" nicht angezeigt werden, sind folgende Schritte notwendig:

Schritt 1: "Senden/Empfangen" auswählen

Schritt 2: "Ordner aktualisieren" auswählen

Nun werden alle in "Verwaltung" angelegte Kontakte angezeigt.

Outlook

Automatische Abwesenheitsnotiz

Damit Sie eine automatische E-Mail (z.B. für den Urlaub) erstellen können, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Öffnen Sie Outlook

Schritt 2: Gehen Sie auf Datei (oben links)


Schritt 3: Klicken Sie auf "Automatische Antworten"


Schritt 4: Klicken Sie auf "Automatische Antworten senden" und wählen anschließend den Zeitraum aus.


Schritt 5: Geben Sie Ihren gewünschten Text ein und wählen eine Schriftart & Schriftgröße

Schritt 6: Klicken Sie auf "Außerhalb meiner Organisation" und kopieren Ihren Text rein


Schritt 7: Wenn Sie Ihre automatische Antwort vorzeitig deaktivieren wollen klicken Sie auf "Deaktivieren"

Zoom Meetings im Landesnetz

Damit Sie Meetings mittels Zoom im Landesnetz abhalten können, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Öffnen Sie Edge

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Schritt 2:  Öffnen Sie die E-Mail mit dem Einladungslink

Schritt 3: Kopieren Sie den Einladungslink und fügen ihn in Edge ein

Schritt 4: Sollte das Fenster "Diese Webseite versucht, Zoom Meetings zu öffnen" erscheinen, klicken Sie auf "Abbrechen"

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Schritt 5: Klicken Sie auf "Join from your Browser/Mit Ihrem Browser anmelden"
Hinweis: Sollte der Satz nicht erscheinen klicken Sie auf Meeting eröffnen, anschließend wird die Auswahl angezeigt

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Schritt 6: Geben Sie Audio, Video frei und abschließend Ihren Namen

Schritt 7: Klicken Sie auf "Beitreten"

Raum erstellen in BBB (extern)

Im Folgenden wird beschrieben wie Sie Räume erstellen und verwalten können.

Schritt 1: Zuerst besuchen Sie die Seite app.bbbserver.de

Schritt 2: Danach loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten ein (Benutzername = Email, Passwort = Ihr gewähltes Passwort)

Schritt 3: Klicken Sie nun auf "Neuen Raum erstellen"

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Schritt 4: Geben Sie dort einen Raumnamen ein

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Schritt 5: Klicken Sie auf "Speichern"

Raum Einstellungen und Verwaltung

"Schnellkonferenz"

Schritt 1: Klicken Sie auf "Einstellungen"

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Schritt 2:  Einstellungen setzen

"Was soll passieren, wenn ein Gast eine Verbindung herstellen möchte?" --> Es gibt zwei Möglichkeiten, entweder die Gäste müssen warten, dass der Moderator sie reinlässt oder sie verbinden sich sofort mit der Konferenz

Geben Sie an wielange die Konferenz ca. dauern wird

Damit Sie den Raum weiter konfigurieren können klicken Sie auf "Erweiterte Konferenzeinstellungen festlegen"

Schritt 3: Erweiterte Einstellungen

Hier können Sie bestimmte Funktionen vorab einschränken
Des Weiteren können hier eigene Texte definiert werden (z.B. Begrüßungstext im öffentlichen Chat)
Es besteht die Möglichkeit die Teilnehmer nach beenden der Konferenz/wenn er sie verlässt, auf eine URL weiterzuleiten (z.B. HLA Webseite)

Schritt 4: Konferenz Einladungen verschicken

Klicken Sie dafür auf "Links"

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Dort erhalten Sie Links für Ihre Gäste und Moderatoren

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Raum Einstellungen nachträglich ändern: Sie können im Anschluss die Einstellungen des Raumes bearbeiten, indem Sie wieder auf "Einstellungen" klicken

Räume löschen: Klicken Sie dafür auf "Raum löschen"

Die Konferenz starten
damit Sie die Konferenz starten können, müssen Sie den Link für "Moderatoren" öffnen.

Wichtig!
Wenn Sie die Einstellung "Jeder Teilnehmer kann die Konferenz starten" nicht ausgewählt haben, müssen Sie auf "Starten" klicken, damit Ihre Teilnehmer sich in den Raum einwählen können.

VPN Zugang LanBSH Notebooks

Damit Sie sich an Ihrem Notebook anmelden können gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Zuerst starten Sie den Laptop

Schritt 2: Nun stellen Sie sicher, dass der Laptop mit dem Internet verbunden ist (WLAN oder per LAN-Kabel)

[Punkt 1]

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Schritt 3: Als Nächstes klicken Sie auf das VPN-Symbol [Punkt 2]

Schritt 4: Klicken Sie jetzt auf "Connect"

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Schritt 5: Geben Sie nun Ihre Zugangsdaten ein und bestätigen mit "Ok"
Username = vorname.nachname
Password = verwaltungspasswort (wie im Büro, nicht Netman!)


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Schritt 6: Es erscheint nun ein Fenster, welches mit "Accept" bestätigt werden muss

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Schritt 7: Um die Anmeldung zu vollenden, geben Sie nun Ihre Zugangsdaten in der angezeigten Windows-Oberfläche erneuert ein (die gleichen wie vorher)

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Für Verwaltung

Für Verwaltung

HLA Gast Account anlegen

Anleitung zum Anlegen von Gästen zur Nutzung von HLA-Gast

Schritt 1: Zuerst meldest du dich mit deiner E-Mail-Adresse und Passwort unter folgender URL an: https://n212.meraki.com/login/dashboard_login?go=%2F&sh=212

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Schritt 2: Klick auf "Add new user"

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Schritt 3: Fülle alle Felder aus und klick auf "Create user"
Hinweis: Du kannst ein Passwort generieren lassen mit dem Feld "Generate" und der Haken daneben "Email new passwort to user" muss gesetzt sein.
Bei Authorized muss "Yes" ausgewählt werden, sowie ein Ablaufdatum (du kannst Minuten, Stunden, Tage oder Wochen auswählen)
Hinweis 2: Falls der Gast nicht auf seine private E-Mail zugreifen kann, kannst du auch über das Feld "Print" die Zugangsdaten ausdrucken und aushändigen.
 

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Hinweis! Standort wichtig!

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Für Verwaltung

Stammdaten zuordnen Webuntis

Anleitung um Schüler ihrem Benutzer zuzuordnen

Schritt 1: Webuntis öffnen und anmelden

Schritt 2: Klicke auf "Administration"
 

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Schritt 3: Klicke nun auf "Benutzer"

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Schritt 4: Gib nun den Benuzer in der Suche ein und klicke anschließend auf "Suche ausführen"
Hinweis: Die Suche funktioniert am Besten über den Anmeldenamen (den könnt ihr sonst über Netman auslesen)

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Schritt 5: Klicke nun auf den Stift neben dem Benutzer

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Schritt 6: Wähle nun die Klasse über das Menü aus oder schreibe den Namen rein, anschließend wähle den Schüler aus und bestätige die Auswahl mit "Speichern"

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Nun sollte unter "Person" der Name des Schülers stehen, fertig!

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