Arbeitsanleitung für die Teamzusammenarbeit - Projekt Jahresheft | Projekt Einschulungsheft

Adobe InDesign

Arbeitsanleitung für die Teamzusammenarbeit

Projekt Jahresheft  |  Projekt Einschulungsheft

1. Übersicht

Diese Anleitung beschreibt den Arbeitsablauf für die gemeinsame Bearbeitung der InDesign-Projekte über die zentrale Nextcloud. Alle Teammitglieder arbeiten direkt mit Adobe InDesign.

Projekt	Speicherort in Nextcloud	Beteiligte
Jahresheft	Projekte / Jahresheft	Alle Teammitglieder
Einschulungsheft	Projekte / Einschulungsheft	Alle Teammitglieder

2. Die wichtigste Grundregel

⚠️  Die InDesign-Datei (.indd) darf immer nur von EINER Person gleichzeitig geöffnet werden!

⚠️  Erst wenn diese Person die Datei gespeichert UND geschlossen hat, darf eine andere Person die Datei öffnen!

ℹ️  Nextcloud muss auf jedem Rechner installiert, geöffnet und vollständig synchronisiert sein – bevor eine Datei geöffnet wird.

3. Nextcloud – Pflichtcheck vor jedem Start

Vor dem Öffnen einer Datei immer prüfen ob Nextcloud vollständig synchronisiert ist:

1.  Nextcloud Desktop-App in der Taskleiste unten rechts öffnen

2.  Status prüfen: 'Alles synchronisiert' mit grünem Haken muss angezeigt werden

3.  Erst dann die Datei öffnen

→ Nextcloud zeigt: 'Alles synchronisiert' mit grünem Haken ✅

⚠️  Solange Nextcloud noch synchronisiert (drehendes Symbol) – warten! Erst bei grünem Haken öffnen.

4. Schriftarten installieren (nur einmalig)

Die benötigten Schriftarten liegen im jeweiligen Projektordner in der Nextcloud. Die Installation muss nur einmalig pro Rechner durchgeführt werden.

Speicherort der Schriftarten:

Nextcloud / Projekte / Jahresheft / Document fonts /

Nextcloud / Projekte / Einschulungsheft / Document fonts /

Installation Schritt für Schritt (Windows):

1.  Windows Explorer öffnen und zum Ordner 'Document fonts' in der Nextcloud navigieren

2.  Alle Schriftart-Dateien markieren (.otf und .ttf Dateien)

3.  Achtung: Die Datei 'AdobeFnt.lst' NICHT installieren – diese ignorieren

4.  Rechtsklick auf die markierten Schriftarten → 'Installieren' oder 'Für alle Benutzer installieren'

5.  InDesign neu starten

ℹ️  Bei neuen Projekten oder neuen Schriftarten den Vorgang einmalig wiederholen.

5. Arbeitsablauf – Schritt für Schritt

5.1  Vor dem Öffnen

1.  Nextcloud öffnen → grünen Haken prüfen (Alles synchronisiert ✅)

2.  Im Team kurz absprechen: Ist die Datei gerade frei?

3.  Erst wenn beides bestätigt ist → Datei öffnen

5.2  Datei öffnen

1.  Adobe InDesign starten

2.  Datei → Öffnen

3.  Im Nextcloud-Ordner zum jeweiligen Projekt navigieren:

Nextcloud / Projekte / Jahresheft / [Dateiname].indd

Nextcloud / Projekte / Einschulungsheft / [Dateiname].indd

4.  Datei öffnen

5.3  Abweichung von Profil oder Richtlinie

Beim Öffnen kann folgender Dialog erscheinen:

So vorgehen:

1.  'Dokument nicht ändern' auswählen (ist standardmäßig bereits ausgewählt)

2.  OK klicken

⚠️  Niemals 'Dokument an die aktuellen Farbeinstellungen anpassen' wählen – das verändert die Farben im Dokument!

5.4  Bearbeiten & Speichern

1.  Dokument bearbeiten

2.  Regelmäßig zwischenspeichern: Strg + S

5.5  Datei schließen

1.  Änderungen speichern: Strg + S

2.  Datei schließen: Strg + W

3.  Warten bis Nextcloud synchronisiert hat → grüner Haken abwarten

4.  Team informieren: 'Datei ist wieder frei'

⚠️  Die Datei niemals offen lassen wenn man nicht aktiv daran arbeitet – andere Teammitglieder können sonst nicht arbeiten!

6. Kurzübersicht Arbeitsablauf

Schritt	Aktion	Hinweis
1	Nextcloud prüfen	Grüner Haken = bereit
2	Team fragen	Ist die Datei frei?
3	Datei öffnen	Immer aus dem Nextcloud-Ordner
4	Farbprofil-Dialog	'Dokument nicht ändern' → OK
5	Bearbeiten & speichern	Strg + S – zwischendurch speichern!
6	Datei schließen	Strg + W
7	Nextcloud abwarten	Grüner Haken abwarten
8	Team informieren	'Datei ist wieder frei'

7. Häufige Probleme & Lösungen

Problem	Lösung
Schriftarten fehlen	Kapitel 4 wiederholen – Schriftarten installieren
Verknüpfungen fehlen (rotes Fragezeichen)	Fenster → Verknüpfungen → Verknüpfung erneut herstellen
Nextcloud synchronisiert nicht	Nextcloud-App neu starten
Datei lässt sich nicht öffnen	Prüfen ob jemand anderes die Datei noch geöffnet hat
Konflikt-Kopie in Nextcloud	Nur die Original-Datei verwenden, Konflikt-Kopie löschen
Farbprofil-Dialog erscheint	'Dokument nicht ändern' wählen → OK klicken

ℹ️  Bei weiteren Fragen: Administrator oder zuständige Person im Team kontaktieren.